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Kaffeevollautomaten – Der große Ratgeber

Kaffeevollautomaten: Was Sie darüber wissen sollten Viele Unternehmensberater behaupten ja, nicht Öl, sondern Kaffee treibe die Wirtschaft dieses Planeten an. Das mag vielleicht ein wenig überspitzt klingen, aber ein kleines Quäntchen Wahrheit liegt schon in dieser Sichtweise.

Die Wahl der Kaffeeversorgung für Ihre Mitarbeiter will daher gut durchdacht sein. Dabei gibt es eine Reihe von Kriterien, die alle eine Rolle spielen. Lesen Sie hier, worauf Sie achten sollten.

Welcher Maschinentyp für welches Einsatzgebiet?

Da in diesem Ratgeber von Kaffeevollautomaten die Rede ist, stellt sich für Sie möglicherweise zunächst die Frage: Brauche ich so etwas überhaupt? Genügt nicht eine normale Kaffeemaschine? Um die Antwort vorwegzunehmen: Das kommt ganz auf Ihren täglichen Bedarf und die innerbetrieblichen Organisationsstrukturen an.

Hier kommt als erstes ein Überblick über die erhältlichen Gerätetypen:

Filtermaschine

Filtermaschine
Filtermaschine

Das ist – zumindest bei uns – die klassische Form der Kaffeezubereitung. Wasser, das langsam durch Kaffeemehl sickert und schließlich als Kaffee in ein Auffanggefäß tropft, ist der Kaffeetyp, der in vielen Ländern als “deutscher Kaffee” bekannt ist.

Für Kleinstfirmen und Freiberufler kann diese Form der Kaffeezubereitung ausreichend sein.

Vor- und Nachteile der Filtermaschine:

VorteileNachteile

Filtermaschinen sind in der Regel preisgünstiger in der Anschaffung als andere Maschinentypen.

Die Maschine kann nur ein einziges Getränk liefern: eben Filterkaffee. Zusätzliche Varianten wie Cappuccino, Espresso, Kakao, Tee oder gar Kaltgetränke liegen außerhalb ihrer Möglichkeiten.

Der Wartungsbedarf ist gering.

Das Zubereitungsverfahren verhindert die Abgabe größerer Tagesmengen.

Der Preis pro Tasse ist gering.

Die durchgehende Versorgung erfordert ständige Aufsicht, um rechtzeitig neuen Kaffee zuzubereiten.

Kaffee lässt sich auf Vorrat brühen und warmhalten. Allerdings ist der Nutzen zwiespältig: Über drei Stunden warm gehaltener Kaffee ist nicht jedermanns Sache.

Segment Kaffeemaschine

Bohnenmahlwerk
Segment Kaffeemaschine

Für höheren Bedarf, beispielsweise ab 30 Tassen am Tag, gibt es auch in diesem Segment Maschinen für den gewerblichen Bedarf.

Sie zeichnen sich durch robustere Verarbeitung und ein größeres Auffanggefäß aus, meist eine Glaskanne oder eine Thermoskanne.

Pad-Maschine

Pad-Maschine
Pad-Maschine

Diese moderne Form der Kaffeezubereitung setzt vor allem auf Bedienungskomfort und Schnelligkeit. Pad einlegen, Tasse darunter, Knopf drücken, fertig.

Natürlich nur, wenn genügend Wasser im Tank ist – und damit outet sich auch diese zeitgeistige Variante als Lösung für kleinere Betriebe und geringe Tassenmengen.

Die Pads sind in der Regel als Aluminiumkapseln oder Papierkissen ausgelegt. Jede Tasse aus der Pad-Maschine hinterlässt also einen ziemlich großen ökologischen Fußabdruck, bei der Aluminiumkapsel sogar in Übergröße.

Pad-Maschinen sind selbst in kleineren Betrieben umstritten, für die ihre Ausstoß Kapazität genügen würde. Dabei geht es nicht nur um die relativ hohen Kosten pro Tasse – schließlich kauft man für jedes Einzelgetränk die Lieferverpackung mit dazu.

Es geht vor allem um den verantwortungsbewussten Umgang mit ökologischen Ressourcen und die negative Ökobilanz der Alukapseln.

Vor- und Nachteile der Kapselmaschine:

VorteileNachteile
Die Handhabung
ist einfach und
schnell.
Die Pad-Maschine ist die teuerste Variante, Kaffee zuzubereiten. Der hohe Verpackungsaufwand (eine Packung pro Tasse) und die kleinteilige Portionierung des Kaffees erzeugen einen hohen Kostendruck, der sich im Preis pro Tasse niederschlägt.
Es sind eine Vielzahl von Kaffeesorten und andere Getränke bis hin zu Suppen erhältlich.Die Öko-Bilanz und die Abfallmengen bei der Pad-Maschine sind diskussionswürdig.

Trotz der schnellen und einfachen Zubereitung pro Tasse eignet sich die Pad-Maschine nicht für größere Abgabemengen über den Tag hinweg.

Siebträgermaschine

Siebträgermaschine
Siebträgermaschine

Im Grunde ist auch die Pad-Maschine eine Siebträgermaschine, da sie den Kaffee nach dem Druckverfahren zubereitet.

Allerdings hat sich diese Spartenbezeichnung für den Gerätetyp etabliert, der sich durch die klassische, manuelle Zubereitung wie an der Espressomaschine auszeichnet: Kaffee mahlen, in den Siebträger pressen, unter den Wasserauslass spannen und das Wasser unter Druck hindurchtreiben.

Die Beschreibung sagt bereits aus, dass dieser Maschinentyp für den Alltagsbetrieb im Unternehmen nicht geeignet ist, es sei denn, die Firmenleitung spendiert den Mitarbeitern einen ausgebildeten Barista, der die Zubereitung übernimmt. Und auch dann sind größere Abgabemengen nicht darstellbar.

Vor- und Nachteile der Siebträgermaschine:

VorteileNachteile

Hohe Produktqualität bei Varianten wie Cappuccino, Espresso, Caffè Latte und anderen.

Die Produktpalette ist eingeschränkt. Kakao, Suppen und ähnliches lassen sich nicht zubereiten.

Das aufwändige, manuelle Verfahren erfordert eine eigene Bedienungskraft.

Hohe Tassenmengen pro Tag sind nicht realisierbar.

Kaffeevollautomat

Kaffeevollautomaten für das Büro
Kaffeevollautomaten für das Büro

Dieser Maschinentyp verbindet das Beste aus allen Welten – bis auf eine: Da Kaffeevollautomaten durchweg nach dem Siebträgerverfahren arbeiten, kommen Liebhaber des traditionellen Filterkaffees zu kurz. “Deutscher Kaffee” aus dem Kaffeevollautomaten trägt eine deutlich italienische Note.

Im Kaffeevollautomaten laufen alle Prozesse der Getränkezubereitung programmgesteuert ab. Das beginnt beim Mahlen des in ganzen Bohnen vorgehaltenen Kaffees und geht über die Zuführung zur Siebträgereinheit und die Zubereitung unter Druck bis zum Aufschäumen und Zufügen der Milch.

Damit profiliert sich der Kaffeevollautomat als idealer Gerätetyp für den gewerblichen Einsatz, wenn es um schnelle und einfache Bedienung, große Produktvielfalt, hohe tägliche Tassenkapazitäten und geringe Materialkosten geht.

Vorteile des Kaffeevollautomaten:

VorteileNachteile

Der Gerätetyp ist auf schnelle und einfache Bedienung ausgelegt. Für die Bedienung benötigen Sie keinen ausgebildeten Barista.

Vollautomaten verursachen vergleichsweise hohe Anschaffungskosten

Die Produktvielfalt ist hoch, von zahlreichen Kaffeespezialitäten über Tee und Kakao bis hin zu Suppen.

Der Gerätetyp benötigt regelmäßige Wartung.

Wie bei einem Siebträger-Gerät wird jede Tasse frisch gebrüht und die Bohnen frisch gemahlen.

Kaffeevollautomaten ermöglichen niedrige Abgabepreise pro Tasse

Kaffeevollautomaten gibt es von verschiedenen Herstellern und Marken. Es herrscht eine große Angebotsvielfalt mit verschiedenen Modellen passend für jeden Bedarf.

Bezahlsystem – und wenn ja: welches?

Kaffeevollautomaten mit Müzeinwurf
Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf

Bei Überlegungen zu der Frage, ob der Kaffeevollautomat mit einem Bezahlsystem ausgestattet werden soll, kommt es auf die Zielsetzung bei der Personalbetreuung und Personalentwicklung an.

Gilt die Versorgung mit Getränken als soziale Leistung, die zu 100 Prozent subventioniert wird, erübrigt sich ein Bezahlsystem.

Im anderen Fall sollten Sie zunächst klären, ob eine Teilsubventionierung,die Kostendeckung oder eine Ertragssituation das Ziel ist, letztere beispielsweise zur Finanzierung bestimmter sozialer Leitungen. Davon nämlich hängt die Wahl des richtigen Bezahlsystems ab.

Die Barzahlung mit Münzen und Banknoten eignet sich für die Teilsubventionierung, die Kostendeckung und die Herstellung einer Ertragslage – je nach den eingestellten Festpreisen.

Die Bezahlung per Jetons, die vorab von den Mitarbeitern erworben werden, erlauben individuelle Subventions- und Prämienmodelle, die auch nach einzelnen Abteilungen gegliedert werden können. Selbst Sonderkonditionen für einzelne Personen sind auf diese Weise realisierbar.

Nachteil: Für einzelne Produktkategorien müssen Durchschnittspreise gebildet werden, beispielsweise ein Preis für alle Kaffeesorten.

Chipkarte für den Kaffeevollautomaten
Chipkarte für den Kaffeevollautomaten

Die Bezahlung per Chipkarte ist die fortschrittlichste und individuellsteMethode. Eine Kategorienbildung ist hier nicht erforderlich, jedes Produkt wird mit seinem individuellen Preis berechnet. Allerdings lassen sich hier keine bereichsbezogenen Prämiensysteme verwirklichen. Chipkarten-Zahlsysteme erfordern eine etwas aufwändigere technische Infrastruktur mit Ladestationen für Bar- und Kartenzahlungen. Fortschrittliche Systeme arbeiten bereits kontaktlos über in die Karte integrierte RFID-Chips.

Ein Blick auf die Kosten

Kosten & Preise
Kosten & Preise

Eine einfache Regel für die Kosten von Kaffeevollautomaten lautet: Der Preis für das Gerät verhält sich umgekehrt proportional zum Getränkepreis pro Tasse.

Mit anderen Worten: Kleine Betriebe müssen für die Anschaffung weniger ausgeben, dafür ist der Tassenpreis etwas höher. Bei großen Betrieben verhält es sich genau umgekehrt.

Für Firmen lohnen sich professionelle Kaffeemaschinen in der Regel. Welche Modelle und Preisklasse Sie benötigen, hängt vom täglichen Bedarf ab.

Einige Beispiele: Kleinstbetriebe oder Freiberufler mit einem täglichen Bedarf nicht über 20 Tassen kommen in der Regel mit Kaffeevollautomaten aus der untersten Kategorie aus. Solche Geräte kosten meist zwischen 500 und 2000 Euro. Geräte dieser Kategorie sind beispielsweise die Saeco Lirika Coffee zu rund 550 Euro, die Jura WE6 piano zu etwa 1.300 Euro oder die Nivona CafeRomatica 1030 zu rund 1.950 Euro.

Cappucino
Cappucino
  • Mittelgroße Betriebe mit einem täglichen Bedarf bis zu 80 Tassen benötigen Automaten im Preisbereich zwischen 2.000 und 4.000 Euro. Typische Vertreter dieser Kategorie sind die Cino IC zu etwa 2.200 Euro, die FB 55 von N&W zu rund 2.900 Euro oder die Korinto Prime ES zu etwa 3.700 Euro.
  • Größere mittelständische Unternehmen haben in der Regel einen täglichen Bedarf bis 150 Tassen. Sie benötigen Geräte der Preiskategorie zwischen 4.000 und 8.000 Euro. Hier wäre beispielsweise die Wittenborg 7100 Plus zum Preis von rund 5.800 Euro zu nennen.
  • Große Unternehmen, Gastronomiebetriebe und Hotels mit einem täglichen Bedarf von 250 Tassen und mehr kommen nur mit Geräten der oberen Preiskategorie zwischen 8.000 und 14.000 Euro aus. Hier kommt noch eine weitere Überlegung hinzu, nämlich die Frage, ob ein Tischgerät ausreicht, wie in den vorigen Kategorien vorgestellt, oder ob hier ein Standgerät zum Einsatz kommen soll. Das hängt nicht nur von den räumlichen Gegebenheiten ab, sondern auch von der Art des Einsatzes.

Der Kaffeevollautomat als Vollversorger

Standgeräte
Standgeräte

Aufwändige Standgeräte mit Festwasseranschluss liefern alle gebräuchlichen Kaffeevariantenbis hin zu exotischen Spezialitäten. Darüber hinaus kann ein Standgerät neben Tee und Kakao aber auch Kaltgetränke anbieten. Und wenn der Automat auch dazu dienen soll, den Hunger zu stillen, lässt er sich mit einer Snack-Sektion aufrüsten.

Vollverpflegungsstationen dieser Art eignen sich gut dazu, einzelne Abteilungen oder Bereiche zu versorgen, beispielsweise ein Großraumbüro, wenn es darauf ankommt, den Mitarbeitern lange Wege zur Kantine zu ersparen und damit die Pausenzeiten zu verringern.

Diese Geräte sind mit einer Bezahlfunktion wie Münzeinwurf, Jetons oder Chipkarte ausgestattet. Für solch kostspielige Standgeräte mit Bezahlfunktion finden Sie geeignete Leasingpartner, die auch einen Befüllungsservice anbieten.

Der Kaffeevollautomat als Profit-Center

Cappucino
Cappucino

Situationen, in denen der Verkauf von Getränken und Speisen zu Überschüssen führen soll, beispielsweise, um wie bereits erwähnt bestimmte soziale Leistungen zu finanzieren, erfordern ebenfalls ein gut ausgestattetes Standgerät. Die Sortimentsvielfalt und das meist verkaufsfördernde Layout der Geräte führt bei Positionierung im unmittelbaren Arbeitsumfeld zu den gewünschten Absatzzahlen.

In allen anderen Fällen, wenn es vor allem um die schnelle, platzsparende und dezentrale Versorgung mit einem möglichst reichhaltigen Getränkeangebot geht, ist ein Tischgerät der oberen Leistungsklasse die richtige Wahl. Hier käme beispielsweise die Karisma Espresso zum Preis von rund 9.500 Euro infrage.

Der Tassenpreis – eine Frage der Kalkulation

Tassenpreise
Tassenpreise

Wie bereits erwähnt, hängt der Tassenpreis vom Bedarf ab, und der wiederum bestimmt die Anschaffungskosten für den Kaffeevollautomaten. Diese Zusammenhänge können Sie hier anhand von drei Beispielen auf jährlicher Basis nachverfolgen:

Als Ausgangswert soll der Bedarf eines Privatanwenders gelten.

Privatpersonen haben im Schnitt einen jährlichen Verbrauch von rund 1.000 Tassen.

Eine geeignete Maschine, um diesen Bedarf zu decken, wäre zum Beispiel die Philips Saeco HD5751. Ausgehend von rund 330 Euro Anschaffungspreis, etwa 150 Euro für die Wartung und Beschickung sowie etwa 500 Euro Stromkosten errechnet sich daraus ein Tassenpreis von 29 Cent.

Anders sieht die Kostenkalkulation für Kaffeevollautomaten für Industrie und Gewerbe aus.

Ein Kleinbetrieb hat erfahrungsgemäß einen jährlichen Bedarf von rund 8.000 Tassen.

Für diese Bedarfsklasse eignet sich beispielsweise die WMF 900 sensor titan zum Preis von etwa 1.800 Euro. Die Maschine verursacht rund 500 Euro jährliche Kosten für die Wartung und bringt es in dieser Zeit auf rund 1.000 Euro Stromkosten. Daraus folgt ein Preis von 23 Cent pro Tasse.

Wirkliche Spareffekte kommen ab einem mittelgroßen Betrieb zum Tragen. Hier kommen gut und gerne 30.000 Tassen jährlich zusammen, was den Einsatz eines Automaten wie die Jura GIGA 5 rechtfertigt.

Zwar schlagen der Anschaffungspreis von rund 3.000 Euro und die jährlichen Wartungskosten von etwa 1.000 Euro erst einmal kräftig zu.

Überraschenderweise liegen die jährlichen Stromkosten von 1.000 Euro nicht viel höher als bei den kleineren Gerätevarianten. Das alles zusammengerechnet ergibt einen mehr als wirtschaftlichen Tassenpreis von nur 9 Cent.

Für Hotels und für die Gastronomie gibt es leistungsfähige Geräte, mit denen Sie über 200 Tassen am Tag produzieren können. Hierfür sollten Sie circa 6000 EUR Anschaffungspreis einkalkulieren.

Kaufen, mieten, leasen – was lohnt sich wann?

Finanzierungsmöglichkeiten

Bei geringwertigen Gütern kann der Kauf die richtige Form des Erwerbs darstellen, da sich durch Miete oder Leasing keine Vorteile erzielen lassen, die den Nachteil der Finanzierungskosten aufwiegen.

Wenn also eine kleine Filtermaschine oder eine private Espressomaschine ausreicht, können Sie diese einfach kaufen.

Anders sieht es bei höherwertigen Gütern aus, die für den gewerblichen Bedarf erworben werden.

Bereits bei Anschaffungen ab 2.000 Euro sollten Sie über alternative Finanzierungswege nachdenken, denn hier sind noch weitere Aspekte von Bedeutung.

Kauf: der Ressourcenfresser

Konditorei
Konditorei

Höherwertige Güter käuflich zu erwerben, stellt einen direkten Angriff auf Ihre Liquiditätsreserven dar. Gerade bei Anschaffungen, die nicht direkt mit dem Geschäftsgegenstand zu tun haben, ist das nicht in jedem Fall die richtige Strategie.

Ein Kaffeevollautomat ist eine wichtige Anschaffung unter dem Blickwinkel der Personalbetreuung und der Arbeitsbedingungen. Ihn zu kaufen, blockiert allerdings Mittel, die vielleicht für die Entwicklung und Verkaufsförderung der eigentlichen Produkte oder Dienstleistungen besser genutzt werden könnten.

Alternativ zum Neukauf könnten Sie die Maschine gebraucht kaufen. Dies geht allerdings auch evt. mit dem Verzicht von Gewährleistungen und Garantien einher und kann daher riskant sein.

Sollte weder Neukauf noch Gebrauchtkauf für Sie optimal sein, bietet sich die Finanzierung der Maschine an. Hierbei gibt es 2 Formen: Die Miete und das Leasing.

Miete: die kurzfristige Lösung

Kaffeevollautomat

Einen Kaffeevollautomaten zu mieten, hat vor allem einen Nachteil: Die laufenden Kosten sind relativ hoch. Ein weiterer Nachteil zeigt sich am Ende der Vertragslaufzeit. Einen gemieteten Gegenstand können Sie in der Regel nicht käuflich übernehmen – er geht zurück an den Vermieter.

Für eine langfristige Verwendung ist die Miete daher nur in den wenigsten Fälle die vorteilhafteste Lösung. Die Nutzungsdauer von Kaffeevollautomaten ist besonders bei höherwertigen Modellen auf viele Jahre ausgelegt. Damit ständen Sie am Ende jeder Vertragslaufzeit vor der Herausforderung, einen neuen Mietvertrag abschließen zu müssen. Über längere Zeit hinweg passt das weder mit Ihrer Finanzplanung noch mit Ihren steuerlichen Aspekten zusammen. Den Kaffeevollautomaten auf diese Weise zu finanzieren, ist meist zu teuer.

Ist die Miete in jedem Fall die falsche Entscheidung? Die Antwort lautet nein. Es gibt Anwendungssituationen, die eine Miete rechtfertigen. Das trifft vor allem bei kurzfristigen Anwendungsmodellen zu, beispielsweise der Einsatz eines Automaten auf einer Messe oder zur kurzfristigen Überbrückung an einem provisorischen Standort. In diesem Fall lohnt es, den Automaten für den gewünschten Zeitraum zu mieten. Leasingverträge über kurze Zeiträume sind oft nicht erhältlich oder sie können ihre eigentlichen Stärken in der kurzen Laufzeit nicht ausspielen.

Leasing: das dynamische Modell

Finanzierung

Der unmittelbare Vorteil von Leasing liegt wie erwähnt in der Schonung der eigenen Liquidität, indem Sie die Investition vermeiden. Damit ist ein weiterer, wirtschaftlich äußerst vernünftiger Ansatz verbunden: Bei der Wahl der richtigen Leasing-Laufzeit lässt sich der Automat über die Vertragslaufzeit hinweg vollständig amortisieren.

Das ist der Grund, warum viele Steuerberater empfehlen, die Laufzeit von Leasingverträgen an die betriebliche Abschreibung des geleasten Gegenstands anzupassen.

Im Grunde ist Leasing eine Variante der klassischen Miete, allerdings mit einer entscheidenden Erweiterung. Es gibt – wenn Sie das wünschen – eine Kaufoption am Ende der Vertragslaufzeit, die Sie in die Lage versetzt, das Gerät käuflich zu übernehmen. Das ist der Grund dafür, dass Leasing vielfach auch Mietkauf genannt wird.

Während der Vollautomat bei normaler Miete also an den Vermieter zurückgeht, können Sie am Ende der Leasinglaufzeit Ihre Kaufoption wahrnehmen. Allerdings ist das nicht grundsätzlich möglich: Wollen Sie sich die Möglichkeit des Kaufs offen halten, das aber erst bei Vertragsende entscheiden, muss die Kaufoption im Vertrag ausdrücklich vereinbart werden.

Sie sollten bei der Abfassung Ihre Leasingvertrags auch den gegenteiligen Fall nicht aus den Augen verlieren. Es gibt Leasingverträge, die eine käufliche Übernahme zwingend vorsehen. Wenn Sie das nicht planen, sollten Sie darauf achten, nicht versehentlich einen Leasingvertrag dieses Typs abzuschließen.

Denken Sie daran: Es gibt keinen genormten Leasingvertrag, alles ist möglich. Daher ist die gründliche Prüfung (darunter Kaufoption, Service, Reparatur, etc.) – vielleicht mit Unterstützung Ihres Rechtsanwalts – immer anzuraten.

Der Leasingvertrag über Ihren Kaffeevollautomaten ist nicht komplett ohne eine zum Gerät passenden Wartungs– und Liefervereinbarung Ihres Anbieters. Dadurch erst wird das Leasing zu einem echten Rundum-Sorglos-Paket, mit dem Sie vor unangenehmen Überraschungen zuverlässig geschützt sind. Wenn es einmal technisch hakt, erhalten Sie schnellstmöglich professionelle Hilfe, zur Not bis hin zum Austauschgerät. Und plötzliche Versorgungsengpässe, weil Sie vergessen haben, rechtzeitig Material nachzubestellen, sind ebenfalls zuverlässig ausgeschlossen.

Reparatur und Wartung eines Kaffeeautomaten
Reparatur und Wartung eines Kaffeeautomaten

Einige Anbieter integrieren die Wartungs– und Liefervereinbarung in Ihr Leasingangebot, insbesondere, wenn sie mit hauseigenen Leasingangeboten arbeiten. In anderen Fällen sind Leasingvertrag, Wartungsvertrag und Liefervereinbarung in unterschiedlichen Dokumenten abgefasst. Beide Varianten sind gleichermaßen zu empfehlen. Wichtig ist für Sie nur, dass die Frage der Wartung und Lieferung umfassend geklärt ist.

Fazit

Kaffeespezialitäten
Kaffeespezialitäten

Die Wahl Ihres Kaffeevollautomaten hängt vor allen Dingen von der Betriebsgröße und der sich daraus ergebenden Bedarfsmenge ab.

Bei der Frage, ob ein Tischgerät oder ein Standgerät zum Einsatz kommen soll, ist die Art des Einsatzes von Bedeutung. Dabei spielen Themen wie der Umfang des Angebots (Teilversorgung oder Vollversorgung auch mit Speisen) sowie der Kalkulation (kostendeckender Betrieb oder Profit-Center) eine Rolle.

Bei der Frage der Finanzierung sollte sich Ihr Augenmerk vor allem auf die Schonung finanzieller Ressourcen und auf die steuerliche Angleichung an die betriebliche Abschreibung richten.