Wenn im Gewerbebetrieb oder in der Firma ein neuer Kaffeeautomat angeschafft werden muss, dann stellt sich hierbei natürlich auch die Frage nach den Kosten. Denn nicht nur die Anschaffung sollte hierbei berücksichtigt werden, sondern auch die Folgekosten. Hierzu gehören die Wartungs-, Pflege- und Instandhaltungskosten genauso, wie solche für Material und Energie. Zudem ist es sinnvoll, vorab darüber nachzudenken, ob der Kaffeevollautomat gemietet oder gekauft werden sollte. Denn je nachdem kann so bares Geld gespart werden.
Für einen Betrieb gehören Kaffeevollautomaten für die Angestellten sowie auch die Kunden einfach dazu. Vor allem in ihrer Robustheit unterscheiden sich die Kaffeevollautomaten für Gewerbe und Industrie von den Automaten für den privaten Bereich. So müssen die Profi-Kaffeemaschinen für den Dauerbetrieb ausgelegt sein und sind daher in der Anschaffung auch teurer. Daher ist ein Kaffeevollautomat für ein Büro, bei dem die Angestellten auch auf ihren Espresso nicht verzichten möchten, nicht für unter 1.000 Euro zu haben. Eher ist mit höheren Anschaffungskosten zu rechnen. Hinzu kommen zudem noch weitere Kosten.
Jeden Tag muss ein Kaffeevollautomat gereinigt werden. Denn ansonsten setzen sich Kaffeepulver und Kalk aus dem Wasser ab. Nicht regelmäßig gereinigte Kaffeemaschinen bilden dann im Inneren Schimmel, Pilze oder Bakterien, die der Gesundheit der Belegschaft schaden können. Daher sind die täglichen Reinigungskosten hier unbedingt mit zu berücksichtigen.
Aber auch die regelmäßige Wartung durch den Kundendienst des Automatenaufstellers sollte mehrmals im Jahr gegeben sein. Je nach Modell kann ein Wartungsvertrag pauschal 1.000 Euro im Jahr kosten. Hierin sind dann bereits alle Einsätze im Jahr, die Kosten für die Wartung sowie auch eine eventuelle Reparatur enthalten. Andere Hersteller bieten Einsätze mit Pauschalbeträgen, zum Beispiel in Höhe von 100 Euro pro Einsatz an. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass immer 100 Euro für einen Einsatz gezahlt werden müssen, egal, ob es sich hierbei um eine Reparatur handelt, die ohne Vertrag weitaus teurer wäre – auch günstigere Einsätze müssen dann mit 100 Euro abgegolten werden.
Natürlich ist es nicht üblich, den Kaffee den Mitarbeitern unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Daher sollte jeder Betrieb, der einen Kaffeevollautomaten für seine Angestellten und eventuell auch seine Kunden aufstellt, eine Rechnung darüber aufstellen, was eine Tasse Kaffee kosten darf.
Hierin sind alle Kosten für den Kaffeevollautomaten zu berücksichtigen, von der Anschaffung, über die Pflege und Wartung, den benötigten Strom bis hin zu den verwendeten Zutaten.
Der Anschaffungspreis eines noch relativ günstigen Kaffeevollautomaten liegt in dem Beispiel bei 1.600 Euro. Es wurde ein pauschaler, jährlicher Wartungspreis von 1.000 Euro abgeschlossen. Bei einem billigeren Gerät können oft die Stromkosten ein wenig höher ausfallen. So wird im vorliegenden Fall von Stromkosten in Höhe von 9.088 Euro für den gesamten fünf-Jahres-Zeitraum ausgegangen. Natürlich sind hier auch die Kosten eines Stromanbieters von Gemeinde und Anbieter abhängig.
Wird nun von 100 Tassen gefertigtem Kaffee bei 306 Arbeitstagen im Jahr ausgegangen, so ist der Preis für eine Tasse Kaffee bei 0,46 Euro, wobei hier die Kosten für die Kaffeebohnen noch nicht berücksichtigt wurden. Wird hier ein mittlerer Preis von 15 Euro für ein Kilo Kaffee berechnet und ermittelt, dass für die Fertigung einer Tasse Kaffee etwa 8 g Kaffee benötigt werden, so kann hier ein Preis von 0,12 Euro ermittelt werden. Werden nun beide Preise von 0,46 Euro und 0,12 Euro zusammen, kann ein Preis pro Tasse von 0,58 Euro errechnet werden. Hinzu kommt allerdings auch, ob Milch oder Milchpulver sowie Zucker hinzugefügt wird. Der gewählte Anbieter für Kaffeevollautomaten kennt diese Rechnungen und kann hierbei helfen, diese aufzustellen.
Gerade bei kleinen Maschinen sind die Wartungskosten wichtiger, als die Anschaffungskosten, da diese den Gesamtpreis auf Jahre gesehen erheblich erhöhen können. Daher ist es wichtig, sich hierbei immer für den besten Wartungsvertrag zu entscheiden. Auch auf die Stromkosten sollte genau geachtet werden und eine energieeffiziente Maschine gewählt werden, die eventuell in der Anschaffung etwas teurer ist, über die Jahre allerdings erheblich an Strom spart. Je höher der Verbrauch von Kaffee im Unternehmen ist, desto eher sollte auf günstige Kaffeebohnen geachtet werden. Diese sind geschmacklich in der Regel nicht zu unterscheiden, können jedoch zu einem eindeutigen Kostenfaktor werden, wenn viel Kaffee getrunken wird.
Bei der Wahl des Wartungsvertrages ist es wichtig, sich vorab zu überlegen, wie oft die Maschine am Tag genutzt wird. Bei älteren Modellen ist es von Vorteil, einen Wartungsvertrag abzuschließen, der einen jährlichen Umfang erfasst. Denn diese Maschinen „kränkeln“ eher, als neue Maschinen. So ist es bei neu aufgestellten Maschinen auch sinnvoller, für die ersten ein bis zwei Jahre einen Wartungsvertrag zu wählen, bei dem jede Serviceleistung pauschal mit einem bestimmten Betrag, zum Beispiel 100 Euro, abgegolten wird. Denn in der ersten Zeit wird der Reparaturdienst nicht so oft benötigt, muss er zum Beispiel dreimal in dem Jahr kommen, bleiben die Kosten hierfür bei 300 Euro. Muss der Wartungsdienst jedoch monatlich erscheinen, lohnt sich ein jährlicher Pauschal-Wartungsvertrag eher.
Gerade für Industrie und Gewerbe, also großen Unternehmen die oft mehr als nur einen Kaffeevollautomaten aufgrund der Größe der Belegschaft benötigen, ist es oft sinnvoller, die Automaten zu mieten oder zu leasen. Hierbei sollte vor allem darauf geachtet werden, dass der Vertrag gleichzeitig mit einem günstigen Service- und Wartungsvertrag verbunden ist. So sollte bei den meist wartungsintensiven Kaffeevollautomaten immer ein Service-Vertrag mit einem „Rundum-Sorglos-Paket“ abgeschlossen werden. So beinhaltet die Miete hier auch die Versorgung mit Kaffeebohnen und anderen Zutaten. Ein weiterer wichtiger Punkt für das Mieten oder Leasen eines oder mehrerer Kaffeevollautomaten ist die Steuerersparnis.
Es kann schwer werden, die verschiedenen Kaffeevollautomaten miteinander, auch preislich, zu vergleichen. Daher können wir Ihnen bei der Auswahl eines Anbieters bei Ihnen vor Ort helfen. Sie müssen uns hierfür nur Ihre Anforderungen und Ihre Vorlieben für einen Kaffeevollautomaten mitteilen, dann können wir Ihnen im Gegenzug eine Liste von Anbietern in Ihrer Nähe zusammenstellen, Sie können sich mit dem Anbieter für Kaffeevollmaschinen dann in Verbindung setzen.
